Автоматизация документооборота внутри бизнеса

Цель проекта:

В связи с резким и очень существенным ростом цен на офисную бумагу как никогда актуальными становятся системы электронного документооборота. И речь не только о «внешнем» электронном документообороте с контрагентами (покупателями и поставщиками), который осуществляется через операторов ЭДО. Речь,  прежде всего, о внутреннем документообороте в бизнесе, который, к сожалению, в большей мере реализован в текущих условиях – на бумаге.

К ним относятся:

1. многообразие различного рода служебных записок, курсирующих между подразделениями;
2. бесконечное количество счетов на оплату, которые ежедневно приносят руководителю на утверждение к оплате;
3. первичные документы от контрагентов (акты, накладные), которые также проходят процедуру визирования внутри компании;
4. и, конечно же, договоры, которые представляют довольно объемные документы на несколько страниц как минимум, да еще и в 2х экземплярах;

Как показывает практика ведения бизнеса, каждый из перечисленных выше документов имеет распространенное свойство - теряться на маршруте своего движения между подразделениями в папках разных документов. Такие «потери» и «зависания» документов непонятно в каком подразделении – это потеря времени, а значит – прибыли бизнеса.

В текущей ситуации в бизнесе любые потери ресурсов (времени и затрат, которых можно избежать) – это непростительная, а, зачастую - катастрофическая ошибка. Четкость, понятность, прозрачность и скорость всех операционных процессов бизнеса – это всегда один из основных фундаментов успеха в бизнесе. А в условиях сегодня – во многом вопрос выживания и сохранения бизнеса.  

Решаемые проблемы бизнеса:

Перемещение документов между подразделениями внутри бизнеса является прямой затратой для предприятия – в размере расходов на бумагу при печати документов и времени сотрудников по поиску и перемещению документов между подразделениями (службами).

Сейчас, как никогда, важна экономия всех непроизводительных затрат, даже если раньше на какие-то затраты бизнес «закрывал глаза», считая их несущественными.

Результат услуги:

В настоящий момент на рынке программных продуктов семейства 1С существует интересный продукт - «1С.Документооборот 8», позволяющий реализовать большое количество очень полезных функций, таких как:

1. работа с договорными документами

2. управление документами

3. эффективное управление процессами

4. учет и планирование рабочего времени

5. проектный учет и контроль исполнения

6. интеграция с любыми решениями.

Программу для документооборота можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8»:

«1С:Управление торговлей 8»;

«1С:Бухгалтерия 8»;

«1С:Зарплата и управление персоналом 8»;

«1С:Управление холдингом 8»;

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;

«1С:Управление производственным предприятием 8»;

«1С:ERP Управление предприятием».

7. инструменты для совместной работы

8. доступ с различных устройств.

Интересным и очень эффективным решением может стать связка систем внешнего документооборота (ЭДО) и внутреннего документооборота (1С.Документооборот) – когда документ, полученный от контрагента может быть отправлен на согласование внутри бизнеса для получения виз всех участников процесса, что несомненно ускорит движение документа, сократит расходы на бумагу и обеспечит прозрачность процесса – в любой момент времени видно, у кого «завис» документ и кто еще не выполнил свою задачу по его согласованию.

Дополнительно:

проведем предпроектное обследование Вашего бизнеса;

обеспечим сопровождение на этапе автоматизации процесса документооборота совместно с компанией-партнером фирмы 1С;

подготовим регламенты, фиксирующие порядок работы внутри бизнеса с разными видами документов.