В любом бизнесе, вне зависимости от вида деятельности, масштаба и специализации есть очень важный процесс – управление денежными средствами.
Как и все процессы управления - управление денежными средствами осуществляется на уровнях:
- Стратегический,
- Тактический,
- Оперативный.
Для каждого из них существуют свои инструменты и механизмы управления. Сегодня мы поговорим об оперативном уровне управления денежными средствами.
Оперативное управление осуществляется при помощи важного инструмента управленческого учета - «Платежный календарь».
Что из себя представляет «Платежный календарь»? Это свод данных о:
- текущем наличии денежных средств – остатки денег на расчетных счетах и в кассах;
- планируемых поступления денежных средств;
- планируемых выбытиях (оттоках, платежах) денежных средств;
- планируемом остатке денежных средств с учетом планируемых движений (поступлений и выбытий денег).
Для корректного формирования Платежного календаря вся информация о планируемых движениях должна в обязательном порядке содержать информацию о плановой дате совершения операции поступления и выбытия денег (платеже).
Глубина формирования платежного календаря определяется во многом спецификой бизнеса.
Самый распространенный вариант – фиксированный период, обычно календарный месяц, с разбивкой внутри месяца (подекадно, понедельной, по дням).
Идеальный вариант – гибкий скользящий период, выходящий за пределы месяца, непрерывно наполняющийся данными.
При этом чем дальше во временном горизонте в будущее вы можете получать данные о планируемых поступлениях и выбытиях денежных средств – тем больше у бизнеса шансов профилактически (заранее) решить вопросы так называемых «кассовых разрывов».
У кассовых разрывов есть причины более серьезного уровня (тактического и стратегического), но о них мы поговорим в следующий раз.
Какие данные обычно содержит Платежный календарь?
- статьи движения денежных средств;
- даты поступления или перечисления денежных средств;
- суммы денежных средств к поступлению/выбытию;
- вид деятельности, если бизнес занимается разными видами деятельности (многопрофильные компании);
- контрагент (наименование поставщика/клиента);
- статус платежа – плановый/внеплановый;
- чем является платеж – аванс или погашение задолженности;
- основание для движения денег – объект расчетов (за что планируем платить/за что получаем деньги). Как правило, это договор с контрагентом, счет на оплату, конкретная накладная/акт;
- подразделение, ФИО сотрудника, которые инициирует трату (выбытие) денег;
- подразделение, ФИО сотрудника, которые отвечают за своевременное получение денег от конкретного клиента;
- приоритет платежа – разные статьи движения денежных средств имеют разную важность и последствия не уплаты, не своевременной уплаты;
- расчетный счет/касса, по которому планируется движение денег;
- наименование проекта, по которому планируется движения денежных средств (если бизнес ведет учет по проектам);
- важные пояснения/комментарии
Список не окончательный, формируется под потребности конкретного бизнеса.
Кто формирует и ведет Платежный календарь?
Самый распространенный вариант – экономист, финансовый менеджер, бухгалтер.
В компании всегда есть человек, к которому «стекаются» все потребности и «хотелки» различных подразделений на выплаты в виде счетов на оплату, договоров, актов и накладных.
Обычно этот сотрудник вносит данные в таблицу Excel, теряя существенное количество рабочего времени на работу, не приносящую прибыли компании и собственнику.
При этом очень высок риск человеческой ошибки, так как доступ к файлу как правило только у 1 сотрудника, и дополнительный контроль отсутствует.
К сожалению, не исключен и факт умышленных искажений, так как отдельный Excel – файл отделен от другой информации о бизнесе и проверка каких-либо данных иногда просто не осуществляется.
Очень важные моменты ведения Платежного календаря в Excel:
- не позволяет отслеживать своевременность предоставления данных о планируемой потребности в деньгах – отследить кто и когда заявил о необходимости оплаты практически невозможно, что чревато постоянными рисками «тушения пожаров»;
- не позволяет отследить процедуру согласования потребности в оплате;
- излишние траты самого ценного и невозвратного ресурса бизнеса – времени, так как в итоге работы в Excel возникают постоянные излишние коммуникации (телефонные, e-mail, «пешие хождения») по вопросам уточнения состояния платежей (согласовали/оплатили/не оплатили/в каком размере /перенесли на какую дату и т.д.).
Потеря времени и низкая эффективность процессов – непозволительная роскошь в наше время.
Для эффективного управления компанией процедура выбытия денежных средств должна быть четко отработана – формализована и автоматизирована, с минимальным количество времени на обработку.
Бизнес и предприниматели, которые стремятся к повышению эффективности и росту прибыли, стараются сделать все недоходные процессы максимально четкими, быстрыми и прозрачными. Это достигается за счет работы в единой информационной базе, где все сотрудники самостоятельно по заданным правилам (алгоритмам) регистрируют свои потребности в будущих оплатах и эти данные тут же попадают в общий Платежный календарь компании.
Мы помогаем своим клиентам навести порядок в формировании Платежного календаря, включая анализ существующей ситуации и ее рисков, формализацию (разработку Регламента проведения платежей), сопровождение автоматизации процесса на 1С.
А как вы ведете Платежный календарь вашего бизнеса ?:
- Excel – таблица;
- Google – таблица;
- 1C:Комплексная автоматизация;
- 1C:ERP Управление предприятием 2;
- 1С:Управление производственным предприятием» (УПП)
- 1С:Управление торговлей
- Иное
