ООО «АКП Маминой», г. Екатеринбург, ул. Малышева, 51, БЦ «Высоцкий», оф. 20/02, тел.: (343) 385-95-47 (48), e-mail: info@auditpart.ru

• Ждем Вас по адресу:
620075, г. Екатеринбург
ул. Малышева, 51,
БЦ "Высоцкий", оф. 20/02

• ООО «АКП Маминой» на карте

• Юридический адрес и реквизиты

тел.: (343) 385-95-47
тел/факс: (343) 385-95-48
e-mail: info@auditpart.ru

   

Контакты

06 ПН Екатеринбург
Февраль 2023
Контакты пресс-центра:

Супивник Екатерина Александровна

Директор по маркетингу,

Руководитель пресс-центра

+7 (343) 385-95-47, доб.207

Моб. +79221818407 

marketing@auditpart.ru

Что такое платежный календарь?

16.12.2022

В любом бизнесе, вне зависимости от вида деятельности, масштаба и специализации есть очень важный процесс – управление денежными средствами.

Как и все процессы управления - управление денежными средствами осуществляется на уровнях:

  1. Стратегический,
  2. Тактический,
  3. Оперативный.

Для каждого из них существуют свои инструменты и механизмы управления. Сегодня мы поговорим об оперативном уровне управления денежными средствами.

Оперативное управление осуществляется при помощи важного инструмента управленческого учета - «Платежный календарь».

Что из себя представляет «Платежный календарь»?  Это свод данных о:

  1. текущем наличии денежных средств – остатки денег на расчетных счетах и в кассах;
  2. планируемых поступления денежных средств;
  3. планируемых выбытиях (оттоках, платежах) денежных средств;
  4. планируемом остатке денежных средств с учетом планируемых движений (поступлений и выбытий денег).

Для корректного формирования Платежного календаря вся информация о планируемых движениях должна в обязательном порядке содержать информацию о плановой дате совершения операции поступления и выбытия денег (платеже).

Глубина формирования платежного календаря определяется во многом спецификой бизнеса.

Самый распространенный вариант – фиксированный период, обычно календарный месяц,  с разбивкой внутри месяца (подекадно, понедельной, по дням).

Идеальный вариант – гибкий скользящий период, выходящий за пределы месяца, непрерывно наполняющийся данными.

При этом чем дальше во временном горизонте в будущее вы можете получать данные о планируемых поступлениях и выбытиях денежных средств – тем больше у бизнеса шансов профилактически (заранее) решить вопросы так называемых «кассовых разрывов».

У кассовых разрывов есть причины более серьезного уровня (тактического и стратегического), но о них мы поговорим в следующий раз.

Какие данные обычно содержит Платежный календарь?

  1. статьи движения денежных средств;
  2. даты поступления или перечисления денежных средств;
  3. суммы денежных средств к поступлению/выбытию;
  4. вид деятельности, если бизнес занимается разными видами деятельности (многопрофильные компании);
  5. контрагент (наименование поставщика/клиента);
  6. статус платежа – плановый/внеплановый;
  7. чем является платеж – аванс или погашение задолженности;
  8. основание для движения денег – объект расчетов (за что планируем платить/за что получаем деньги). Как правило, это договор с контрагентом, счет на оплату, конкретная накладная/акт;
  9. подразделение, ФИО сотрудника, которые инициирует трату (выбытие) денег;
  10. подразделение, ФИО сотрудника, которые отвечают за своевременное получение денег от конкретного клиента;
  11. приоритет платежа – разные статьи движения денежных средств имеют разную важность и последствия не уплаты, не своевременной уплаты;
  12. расчетный счет/касса, по которому планируется движение денег;
  13. наименование проекта, по которому планируется движения денежных средств (если бизнес ведет учет по проектам);
  14. важные пояснения/комментарии

Список не окончательный, формируется под потребности конкретного бизнеса.

Кто формирует и ведет Платежный календарь?

Самый распространенный вариант – экономист, финансовый менеджер, бухгалтер.

В компании всегда есть человек, к которому «стекаются» все потребности и «хотелки» различных подразделений на выплаты в виде счетов на оплату, договоров, актов  и накладных.

Обычно этот сотрудник вносит данные в таблицу Excel, теряя существенное количество рабочего времени на работу, не приносящую  прибыли компании и собственнику.

При этом очень высок риск человеческой ошибки, так как доступ к файлу как правило только у 1 сотрудника, и дополнительный контроль отсутствует.

К сожалению, не исключен и факт умышленных искажений, так как отдельный Excel – файл отделен от другой информации о бизнесе и проверка каких-либо данных иногда просто не осуществляется.

Очень важные моменты ведения Платежного календаря в Excel:

  1. не позволяет отслеживать своевременность предоставления данных о планируемой потребности в деньгах – отследить кто и когда заявил о необходимости оплаты практически невозможно, что чревато постоянными рисками «тушения пожаров»;
  2. не позволяет отследить процедуру согласования потребности в оплате;
  3. излишние траты самого ценного и невозвратного ресурса бизнеса – времени, так как в итоге работы в Excel возникают постоянные излишние коммуникации (телефонные, e-mail, «пешие хождения») по вопросам уточнения состояния платежей (согласовали/оплатили/не оплатили/в каком размере /перенесли на какую дату и т.д.).

Потеря времени и низкая эффективность процессов – непозволительная роскошь в наше время.

Для эффективного управления компанией процедура выбытия денежных средств должна быть четко отработана – формализована и автоматизирована, с минимальным количество времени на обработку.

Бизнес и предприниматели, которые стремятся к повышению эффективности и росту прибыли, стараются сделать все недоходные процессы максимально четкими, быстрыми и прозрачными. Это достигается за счет работы в единой информационной базе, где все сотрудники самостоятельно по заданным правилам (алгоритмам) регистрируют свои потребности в будущих оплатах и эти данные тут же попадают в общий Платежный календарь компании.

Мы помогаем своим клиентам навести порядок в формировании Платежного календаря, включая анализ существующей ситуации и ее рисков, формализацию (разработку Регламента проведения платежей), сопровождение автоматизации процесса на 1С.

А как вы ведете Платежный календарь вашего бизнеса ?:

  1. Excel – таблица;
  2. Google – таблица;
  3. 1C:Комплексная автоматизация;
  4. 1C:ERP Управление предприятием 2;
  5. 1С:Управление производственным предприятием» (УПП)
  6. 1С:Управление торговлей
  7. Иное

Услуга "Платежный календарь. Автоматизация платежей"