Наши публикации

И.Л.Мамина "Тринадцатая зарплата на примерах – как оформить и учесть"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Перед новогодними праздниками многие организации радуют своих сотрудников премией по итогам годовой работы. На семинаре мы обсудим три важных вопроса, связанных с учетом такой премии. Первый – какими документами оформить выплату, чтобы у трудовых и налоговых инспекторов не возникло претензий к компании. Второй – как отразить премию в бухгалтерском и налоговом учете. И третий – как учесть премию при расчете отпускных и больничных.

Какими документами оформить премию

Порядок выплаты премии можно зафиксировать либо в трудовом договоре, либо в отдельном документе – положении о премировании. Допустим, компания включила регламент премирования в трудовой договор. Если потом организация решит поменять правила поощрения, то правки придется вносить в каждый договор. Поэтому лучше предусмотреть условия премирования в отдельном положении. А в договоре дать ссылку на этот документ. Если в трудовом договоре вообще не будет никакого упоминания о премиях, то инспекторы не позволят учесть их в  налоговых расходах.

С положением о премировании обязательно ознакомьте всех сотрудников. Прикрепите к документу специальный лист, на котором они поставят свои подписи. Но перед этим руководитель компании должен утвердить готовое положение.

Выплату премии оформите приказами о поощрении по форме № Т-11. Бланк № Т-11а предусмотрен на случай, когда выплаты получают сразу несколько человек. Эти формы были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но в настоящее время они необязательны. При желании можно разработать и утвердить собственные образцы.

Трудовой кодекс не требует от компании разрабатывать положение о премировании. Главное закрепить право сотрудника на премию в трудовом договоре, а саму выплату оформить приказом. Без этих документов инспекторы точно исключат сумму поощрения из расходов. Контролеры будут руководствоваться пунктом 21 статьи 270 НК РФ. Там предусмотрено, что вознаграждения, не установленные трудовыми договорами, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Но я все же советую разработать положение о премировании. В случае налоговой проверки оно поможет обосновать размер премии и обезопасит от претензий контролеров.

К тому же положение снижает риск конфликта между работодателем и сотрудниками. Документ делает прозрачными критерии премирования, сводит на нет субъективные факторы при назначении поощрений. К тому же разработка положения много времени не займет.

Кстати, оформлять положение о премировании отдельным документом не обязательно. Формулировки о премиях можно вставить в положение об оплате труда.

Положение о премировании каждая компания разрабатывает сама. Но важно, чтобы документ объяснял, за какие заслуги, при каких условиях, кому и когда положена надбавка. Универсальной структуры положения нет. Чаще всего в документ включают следующие разделы:

  • общие положения;
  • виды премий и основания премирования;
  • размер премии и порядок ее выплаты;
  • условия снижения и лишения премии;
  • заключительные положения.

В общих положениях зафиксируйте цели премирования. Ими могут быть мотивация сотрудников, рост производительности труда, повышение эффективности работы и ее качества. В этом же разделе укажите, на кого распространяется положение о премировании.

Перейдем ко второму разделу положения – «Виды премий и основания премирования». Здесь раскройте виды надбавок. Обычно их разделяют на периодические (по итогам месяца, квартала или года) и единовременные (за выслугу лет, за исполнение задания в определенный срок и т.д.).

Когда будете выбирать показатели премирования, не используйте расплывчатые формулировки. К примеру, такие, как «за эффективную работу» или «за производственные достижения». Сотрудникам будет не понятно, какие результаты гарантируют право на премию.   

Показатели премирования свяжите с работой, которую выполняет сотрудник. Скажем, менеджеры по продажам получают премии при условии, что они выполнили план реализации. Сотрудники отдела закупок премируются за то, что поставка сырья проходила без сбоев. Бухгалтеров поощряют за вовремя сданные отчеты и отсутствие обоснованных претензий со стороны контролеров.

Как правило, премию устанавливают в фиксированной сумме – в размере оклада или определенного процента от него. Например, формулировка может быть такой: «За выполнение плана по продажам менеджер получает премию в размере должностного оклада. Если план перевыполнен более чем на 30 процентов, сотрудник получает  надбавку к премии в размере 20 процентов от оклада».

Часто компании предусматривают в положении дополнительные коэффициенты к премии, которые зависят от стажа работника. Например, сотрудники, проработавшие в организации определенный срок, могут получать премии, увеличенные на повышающий коэффициент.

Иногда компании начисляют премии с учетом времени, отработанного за год. Для этого фактически отработанные дни делят на количество рабочих дней по норме. В итоге получают поправочный коэффициент. На него потом умножают сумму вознаграждения.

Порой в положение включают пункт о том, что премия начисляется только тем сотрудникам, которые полностью отработали в компании отчетный календарный год (с 1 января по 31 декабря). Хочу предупредить, что такая оговорка недопустима. Трудовые инспекторы «зацепятся» за нее при проверке. Она нарушает принцип равной оплаты за труд равной ценности, задекларированный в статье 22 ТК РФ, и ущемляет права уволившихся работников и новичков. Им следует начислять вознаграждение пропорционально отработанному времени.

Для расчета премии нужны документы от сотрудников или их руководителей: отчеты о выполнении плана, о результатах работы и т.д. Чтобы работники получили надбавку без опозданий, в положении лучше зафиксировать, кто и в какие сроки передает в бухгалтерию документы для ее расчета.

Важно включить в положение и раздел о том, когда премия может быть снижена. Если этого не сделать, то любой работник при достижении установленных показателей сможет рассчитывать на премию. Но наверняка в планы руководства не входит выплата премии нарушителям дисциплины. Тогда в положении лучше указать, какие проступки будут причиной снижения суммы. Например, неисполнение служебных обязанностей, систематические опоздания, прогулы и другие серьезные нарушения дисциплины.

В заключительных положениях напишите:

  • с какого момента действует положение (как правило, оно начинает работать со дня утверждения руководителем);
  • кому руководитель передал контроль за исполнением этого документа.

ВОПРОС ЧИТАТЕЛЯ:

–  Для компании этот год в финансовом плане был тяжелым, и руководитель решил не платить годовые премии. Хотя они предусмотрены трудовым договором и положением о премировании. Организация чем-то рискует?

– Да. Нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Если оставить договоры без правок, а премию не выплачивать, вы нарушите права сотрудников.

Статья 74ТК РФ дает работодателю возможность пересмотреть условия трудового договора. Главное обосновать, почему компания вынуждена менять соглашение с работником. Объясните причину финансовых затруднений и подтвердите сокращение прибыли.

Как отразить тринадцатую зарплату в налоговом и бухгалтерском учете

Годовая премия – это часть зарплаты. Поэтому на ее сумму начислите страховые взносы и на дату выплаты удержите НДФЛ.

Премию, которая связана с производственными достижениями сотрудника, без проблем можно учесть при расчете налога на прибыль. Такое вознаграждение будет стимулирующей выплатой, которая признается расходом на оплату труда на основании подпункта 3 статьи 255 НК РФ. Обоснованность расходов на премии подтвердят: приказ о поощрении, положение о премировании и служебная записка, в которой будут указаны результаты работы сотрудника за год и соответствующий размер вознаграждения.

Не связанную трудовыми достижениями премию, например, к Новому году, инспекторы из налоговых расходов исключат. -. Чиновники многократно говорили, что премия к празднику, юбилею не уменьшает налог на прибыль – письма Минфина России от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167, от 24 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/14283.*

Как учесть премию при расчете отпускных и пособий

Премии как составную часть зарплаты нужно учитывать при расчете отпускных и пособий.

Годовые премии при расчете отпускных

Годовую премию нужно учесть при расчете среднего заработка для отпускных. О том, как это сделать, написано в пункте 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. На этой норме основаны все правила, о которых речь пойдет дальше.

Важно, чтобы премия была предусмотрена системой оплаты труда (положением о премировании или другим локальным актом). Не учитывайте при расчете среднего заработка премии, выплаченные на основании разовых приказов руководителя.

Может получиться так, что сотрудник уйдет в отпуск до того момента, как премия за прошлый год будет начислена и выплачена. Тогда после выплаты вознаграждения сотруднику отпускные надо пересчитать.*

Например, сотрудник ушел в отпуск в январе 2016 года. А через месяц – в феврале – получил премию за 2015 год. Отпускные за январь надо пересчитать с учетом премии.

Сумма премии, которую надо учесть при расчете среднего заработка, зависит от того, полностью ли отработаны:

  • период премирования (год, за который начислена премия);
  • расчетный период (12 календарных месяцев до того, как сотрудник уходит в отпуск). Расчетный период отработан не полностью, когда на него приходится болезнь, отпуск или командировка сотрудника. А также в том случае, когда работник трудится в компании меньше года.

Вся сумма годовой премии попадет в расчет среднедневного заработка для отпускных только в двух случаях:

  • сотрудник отработал полностью премиальный и расчетный периоды. При этом исключаемых периодов не было. Как рассчитать отпускные в этом случае, подскажет пример 1;
  • премия начислена с учетом отработки, а премиальный и расчетный периоды совпали (это возможно только при одном условии: сотрудник уходит в отпуск в январе).

Приведу пример:

Работник отправляется отдыхать в январе 2016 года. Расчетный период для отпускных совпадет с премиальным. И в том и  другом случае это январь–декабрь 2015 года. 31 декабря 2015 года сотруднику начислили премию. В положении об оплате труда написано, что каждому работнику положена годовая премия в сумме 30 тыс. руб. Но вознаграждение начисляется исходя из фактически отработанного за год времени. В 2015 году у сотрудника:

  • 24 рабочих дня отпуска;
  • 7 рабочих дней больничных.

В 2015 году 247 рабочих дней. Поэтому сотрудник получит премию в размере 26 234,82 руб. (30 000 руб. : 247 дн. ?х (247 дн. – 24 дн. – 7 дн.). Эту сумму нужно полностью учесть при расчете отпускных. Корректировки нужны. Ведь премия изначально начислена с учетом отработки.


ПРИМЕР 1 Как учесть премию в расчете отпускных, когда премиальный и расчетный периоды отработаны полностью

Сотрудница уходит в отпуск с 8 февраля 2016 года на 7 дней. Расчетный период для отпускных – с 1 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Он отработан полностью. Исключаемых периодов нет. В расчетном периоде работнице начислили 360 тыс. руб. (ее оклад 30 тыс. руб. ежемесячно). Сумма отпускных – 7167,24 руб. (360 000 руб. : 12 мес. : 29,3  7 дн.).

29 февраля 2016 года сотрудница получила 30 тыс. руб. – премию по итогам работы за 2015 год. Бухгалтеру придется пересчитать отпускные. Сотрудница полностью отработала как расчетный период (с 1 февраля 2015 г. по 31 января 2016 г.) так и премиальный (с 1 января по 31 декабря 2015г.). Поэтому при расчете бухгалтер учтет премию в полной сумме. Сумма отпускных с учетом годовой премии – 7764,51 руб. ((360 000 руб. + + 30 000 руб.) : 12 мес. : 29,3  7 дн.). Сотруднице нужно доплатить 597, 27 руб. (7764,51 – 7167,24).

В остальных случаях сумму вознаграждения, которую можно учесть при расчете среднедневного заработка, определяйте так:

Псз = П : Д раб.хД факт,

где Псз – сумма годовой премии, которую нужно учесть при расчете среднего заработка для отпускных;
П – сумма годовой премии, которую получил сотрудник;
Д раб. – количество рабочих дней в расчетном периоде по графику;
Д факт. – количество дней, фактически отработанных сотрудником в расчетом периоде. Обратите внимание, что для корректировки нужно брать рабочие дни расчетного периода, а не премиального.


ПРИМЕР 2 Как учесть премию в расчете отпускных, если есть время, исключаемое из расчетного периода. Расчетный и премиальный периоды отработаны полностью, но не совпадают.

Сотрудник работает в компании с 2012 года. В марте 2016 года он получил премию за 2015 год в фиксированной сумме 30 тыс. руб.

4 апреля 2016 года работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период по отпускным – с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года. В нем есть исключаемые дни: командировка продолжительностью 3 рабочих дня, ежегодный отпуск (14 рабочих дней) и больничный сроком 5 рабочих дней. Получается, что из 248 рабочих дней расчетного периода отработано 226 (248 – 3 – 14 – 5).

Годовую премию нужно учесть частично, так как в расчетном периоде есть исключаемое время. Учитываемый размер премии – 27 338,71 руб. = (30 000 руб. : 248 дн. х 226 дн.).

Допустим, сотрудник работал в компании не полный год. Расчет учитываемого вознаграждения зависит от способа его начисления.

Премию можно рассчитать с учетом периода работы в организации, но без учета фактически отработанного времени. Например, работник, трудившийся полный календарный год, получает премию в размере оклада. А сотрудник, устроившийся в сентябре – в размере 1/4 оклада. Такую премию включайте в расчет полностью, но скорректируйте на отработанное в расчетном периоде время (как в примере 2. – Примеч. ред.).

Новичок получил премию в том же размере, что и сотрудник, отработавший целый год? В этом случае премию надо скорректировать дважды. Сначала на фактическое время работы в премиальном периоде, а затем – в расчетном. Вычисления на конкретных цифрах есть в примере 3.


ПРИМЕР 3 Как учесть премию в расчете отпускных, когда период премирования и расчетный период отработаны не полностью. Сумма вознаграждения зафиксирована и не корректируется на отработанное время

Сотрудник устроился на работу 2 февраля 2015 года. По итогам 2015 года он получил премию в твердой сумме 30 тыс. руб., хотя трудился в компании неполный год. Величина премии фиксирована и не зависит от времени работы в организации.

С 16 марта 2016 года работник уходит в отпуск. Расчетный период для отпускных – с марта 2015 года по февраль 2016-го. В расчетном периоде всего 248 рабочих дней. Из них 7 придется исключить из-за болезни сотрудника. Остается 241 день.

Сначала скорректируем премию с учетом времени работы в периоде премирования. В 2015 году – 247 рабочих дней. Сотрудник устроился на работу 2 февраля и фактически отработал 232 дня. Сумма премии с учетом времени работы в организации – 28 178,14 руб. (30 000 руб. : 247 дн.х 232 дн.).

Теперь поправим полученную сумму на фактическое время работы в расчетном периоде. Получим 27 382,79 руб. (28 178,14 руб. : 248 дн.х 241 дн.).


Годовые премии при расчете больничных

Когда вам нужно рассчитать средний заработок для больничного и прочих пособий, то руководствуйтесь принципом: все премии, начисленные в расчетом периоде, учитывайте полностью.Делить их не нужно.

Не важно и то, за какой год получена премия. Допустим, расчетный период – с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года. В 2013 году сотрудник получил премию за 2012 год. Выплата будет участвовать в расчете среднего заработка в полной сумме.

Если годовую премию начислили за пределами расчетного периода, то ее в среднем заработке для больничных учитывать не нужно. Уже выплаченные пособия пересчитывать также не придется. Например, сотрудник заболел в январе 2016 года. Премию за 2015 год он получит только в марте. Сумму январского пособия корректировать не придется. 

Премию уволенному сотруднику можно учесть в налоговых расходах

Организация платит бывшему сотруднику премию за тот период, когда он был в трудовых отношениях с компанией. Чиновники вовсе не против, чтобы компания учитывала поощрение экс-работнику в расходах на оплату труда. В письме от 25 октября 2005 г. № 03-03-04/1/294 специалисты Минфина России прямо об этом написали. Чиновники отметили, что если премия предусмотрена системой оплаты труда, то уволенный вправе претендовать на вознаграждение за тот период, пока он работал в компании. Такую премию нужно включить в базу по НДФЛ и начислить страховые взносы. 

Мамина Ирина Леонидовна
Генеральный директор ООО "Аудиторско-консалтинговое партнерство Маминой"


декабрь 2015 г.
Опубликовано:

Журнал "Семинар для бухгалтера" №12, декабрь, 2015 г.